Ist die digitale Personalakte rechtlich sicher?
Ja, capient HR erfüllt alle Anforderungen an die GoBD-Konformität und die DSGVO. Durch lückenlose Protokollierung (Audit-Trail) ist die Aktenführung revisionssicher.
Die digitale Personalakte.
Mehr Zeit für das Wesentliche.
Verwalten Sie alle Mitarbeiterdokumente zentral, DSGVO-konform und intelligent automatisiert.
Als nahtloser Baustein Ihrer capient HR Lösung.
Prozessoptimierung
Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie On- und Offboarding. Intelligente Workflows reduzieren den administrativen Aufwand auf ein Minimum.
Optimierte Abläufe
Arbeiten Sie mit intelligenten Checklisten und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Aufgaben termingerecht und vollständig erledigt werden.
Zentrale Stammdaten
Legen Sie neue Mitarbeiter einfach an und initiieren Sie bei Eintritt oder Austritt standardisierte Prozesse – schnell und fehlerfrei
Integration
Binden Sie die digitale Akte in Ihre bestehenden Systeme (z. B. DATEV) ein. So vermeiden Sie redundante Daten und schaffen eine einheitliche Datenbasis.
Lückenlose Übersicht
Finden Sie auch in großen Datenmengen jede Information in Sekundenschnelle und behalten Sie die volle Kontrolle über alle personalrelevanten Vorgänge.
Fristenmanagement
Von proaktiven Erinnerungen an Fristen bis zum automatisierten, gesetzeskonformen Löschprozess – capient HR begleitet den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente Probezeitenden oder Weiterbildungsmaßnahmen.
Lifecycle
1.
Erinnerung
System meldet Ablauf der Probezeit
2.
Fristende
Aufbewahrungsfrist eines Dokuments endet.
3.
Löschvorschlag
HR-Manager erhält Vorschlag zur Löschung.
4.
Protokollierung
Revisionssichere Löschung wird protokolliert
Was gehört in die digitale Personalkte?
Steuerdokumente
- Sozialversicherungsunterlagen, (Dokumente zu Kranken, Renten und Pflegeversicherung)
- Daten zur Lohnsteuer
- Lohn-/Gehaltsabrechnung
- Zwischenzeugnisse und Beurteilungen
- Abmahnungen
- Zielvereinbarungen
- Unterlagen zu Elternzeit
- Daten zu Urlaub und Abwesenheiten
Kopien amtliche Urkunden
- Führerschein
- Schwerbehindertenausweis
- Protokoll AGG Unterweisung
- Nachweise der Elternschaft
- Immatrikulationsbescheinigungen
- Krankenkassenbescheinigungen
Personaldaten
- Bewerbungsunterlagen
- Weiterbildungsbescheinigungen
- Schul-, Hochschul- und Arbeitszeugnisse
- Qualifikationsnachweise
- Lebenslauf
- Passbild
- Führungszeugnis
- Aufenthaltserlaubnis/ Arbeitserlaubnis
- Nebentätigkeitsgenehmigung
- Schriftverkehr (mit E-Mails) zum Arbeitsverhältnis
- Personalfragebogen
- Arbeitsvertrag mit allen Anlagen und Ergänzungen
- Gehaltsentwicklung und (elektronische) Entgeltunterlagen
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Können Mitarbeiter ihre eigene Akte einsehen?
Über den Mitarbeiter-Self-Service können Sie Ihren Angestellten lesenden Zugriff auf ihre eigene Akte gewähren. Das spart Zeit in der HR-Abteilung und schafft Transparenz.
Sind Sie bereit für die Zukunft Ihrer Personalarbeit?
Erfahren Sie in einem persönlichen Gespräch wie capient HR Ihre administrativen Prozesse revolutionieren kann. Vereinbaren Sie jetzt Ihr persönlichers Beratungsgespräch und entdecken Sie, wie viel Zeit und Potenzial in Ihrer Personalabteilung steckt.
