Branchenlösung: Steuerberater & Kanzleien

Intern dieselbe Exzellenz wie in der Mandatsberatung.

Führen Sie Personalakten, Stundennachweise und Lohnabrechnungen auf dem Sicherheitsniveau führender Prüfungsgesellschaften – transparent für Ihre Mitarbeiter, revisionssicher für Ihre Kanzlei

Personalakte: M. Mustermann

Verschlüsselt

Lohnabrechnung_09-2026.pdf

Zugestellt am 28.09.2026

Geldwäsche_Compliance_V2.pdf

Gelesen am 26.09.2026

Zielvereinbarung_Q4.pdf

Signatur ausstehend

System Audit-Trail

14:02:11

Dokument erfolgreich übermittelt

DSGVO-konformer Abruf durch Mitarbeiter verifiziert.
Hash: 8f4e2b...9a1c
Sicherer Dokumentenversand Audit-Trail Beweislast Ideale Ergänzung zu DATEV
Wettbewerbsvorteil

Revisionssichere Prozesse von der Lohnabrechnung bis zum Mitarbeiter.

Ihre bestehenden Kanzleisysteme verarbeiten vertrauliche Personaldaten zuverlässig. capient HR sichert die anschließende Zustellung ab: Lohnabrechnungen, Zielvereinbarungen und Richtlinien werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt übergeben – inklusive digitalem Nachweis für Ihre eigene Compliance.

Sicherer Versand

Sicherer Dokumentenversand (SDM) statt Datenleck

Lohnabrechnungen, Bonusvereinbarungen oder Abmahnungen unverschlüsselt per E-Mail zu versenden, ist ein direkter Verstoß gegen die DSGVO.

Die Lösung: Der capient SDM (Sicherer Dokumentenversand). Sie stellen Dokumente Ende-zu-Ende-verschlüsselt im geschützten Mitarbeiter-Portal (oder der App) bereit. Nichts landet mehr im Hausverteiler oder im ungeschützten Postfach.

Sicherer Dokumentenversand
Audit Trail

Die Beweislast umkehren (Der Audit-Trail)

"Ich habe diese Compliance-Richtlinie nie erhalten!" – Bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten liegt die Beweislast bei der Kanzleileitung.

Die Lösung: capient HR dokumentiert jeden Schritt. Der fälschungssichere Audit-Trail zeichnet exakt auf, wann ein Dokument bereitgestellt und wann es vom Mitarbeiter geöffnet wurde. Sie haben immer den rechtssicheren, digitalen Beweis.

Fristen

Interne Fristen & Zertifikate überwachen

Genauso wie Sie Fristen für Ihre Mandanten überwachen, müssen Sie interne Pflichten (Geldwäsche-Schulungen, Datenschutz-Unterweisungen, Probezeiten) im Auge behalten.

Die Lösung: Das capient Compliance-Radar warnt Sie rechtzeitig vor ablaufenden Fristen und dokumentiert die erfolgreiche Teilnahme Ihrer Mitarbeiter an Pflichtschulungen.

Compliance Radar

Wir konkurrieren nicht mit DATEV – wir sichern die letzte Meile ab.

Kanzleien scheuen oft die Einführung neuer HR-Software, weil sie Angst haben, ihre laufenden DATEV- oder Lohn-Prozesse zu stören. capient HR setzt genau dort an, wo Kanzleisysteme aufhören.

Sie behalten Ihre bewährte Lohnbuchhaltung zu 100 % bei. Die erzeugten Dokumente (z. B. der monatliche Lohn-Serienbrief) werden einfach in capient HR hochgeladen. Unser System splittet die Dokumente automatisch auf, ordnet sie den digitalen Personalakten zu und stellt sie den Mitarbeitern DSGVO-konform im verschlüsselten Portal zu.

Das Ergebnis für Ihre Kanzlei:

  • Kein Porto mehr
  • Kein E-Mail-Risiko
  • Volle Beweiskraft vor Gericht
Insights

Häufig gestellte Fragen von Kanzleien.

Warum brauchen Kanzleien den Sicheren Dokumentenversand (SDM)?
Kanzleien verwalten hochsensible Daten. Der unverschlüsselte E-Mail-Versand von internen Verträgen, Compliance-Richtlinien oder Gehaltsabrechnungen verstößt gegen die DSGVO. SDM stellt diese Dokumente Ende-zu-Ende-verschlüsselt bereit.
Gilt der Audit-Trail als rechtssicherer Beweis?
Ja. Das System protokolliert jeden Abruf (wer hat wann welches Dokument geöffnet) fälschungssicher. Dieser Audit-Trail dient bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen oder Compliance-Prüfungen als lückenloser Beweis.
Lässt sich capient HR mit unseren bestehenden Lohnsystemen (z. B. DATEV) kombinieren?
Absolut. capient HR versteht sich im Kanzlei-Umfeld als sichere Ergänzung. Sie führen Ihre Lohnbuchhaltung wie gewohnt durch und nutzen capient SDM für den sicheren, digitalen Versand der Dokumente an Ihr Team.

Schließen Sie die Compliance-Lücke in Ihrer internen Kommunikation.

Sichern Sie Ihre Kanzlei nach innen genauso professionell ab wie Ihre Mandanten nach außen. In einer kurzen Demo zeigen wir Ihnen, wie der Sichere Dokumentenversand (SDM) und der Audit-Trail in der Praxis funktionieren.