Alle Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort. Revisionssicher & DSGVO-konform.
Bündeln Sie Stammdaten, Verträge und Gehaltsdokumente in einer strukturierten, digitalen Umgebung. Die capient HR digitale Personalakte bietet Ihnen automatisierte Löschroutinen nach DSGVO, transparente Rechte-Konzepte und die geprüfte Sicherheit einer ISO 27701 Zertifizierung auf Hersteller-Ebene.
Strukturiertes Datenmanagement für Ihre Personalabteilung.
Eine zentrale, gut organisierte Datenbasis schafft Klarheit für das Management und entlastet die Administration im HR-Alltag. capient HR etabliert eine verlässliche Single Source of Truth für Ihre gesamte Belegschaft.
Zentrale Stammdaten & Self-Service-Workflow
Verwalten Sie Adressdaten, Notfallkontakte, Bankverbindungen und Gehaltshistorien in einem konsolidierten Profil.
Der Vorteil: Über die integrierte Mitarbeiter-App (Self-Service) beantragen Angestellte Adressänderungen oder neue Bankverbindungen direkt digital. Das beschleunigt Freigaben und vermeidet manuelle Übertragungsfehler.
Automatische Fristen- & Löschüberwachung
Verpassen Sie nie wieder das Ende einer Probezeit, den Ablauf einer Befristung oder vorgeschriebene Löschfristen. capient HR erinnert Sie rechtzeitig an anstehende Termine.
DSGVO-Sicherheit: Nach Ablauf von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen schlägt das System rechtssichere Löschungen vor – inklusive lückenloser Dokumentation im Audit-Trail.
Sicherer Dokumentenversand (SDM)
Vertrauliche Unterlagen (wie Lohnabrechnungen, Vertragsanpassungen oder Zeugnisse) stellen Sie Ende-zu-Ende-verschlüsselt direkt aus der Akte im geschützten Mitarbeiter-Profil zum Download bereit.
Die Lösung: Das schützt sensible Inhaltsdaten, spart Portokosten und wahrt die volle DSGVO-Konformität im Vergleich zum E-Mail-Versand.
Warum die ISO 27701 Zertifizierung für Ihre Personalakten den Unterschied macht.
Gehaltsstrukturen, Gesundheitsdaten und Leistungsbeurteilungen zählen zu den schützenswertesten Datenarten im Unternehmen. capient HR sichert diese Informationen nach strengsten internationalen Vorgaben ab.
Alle Funktionen der capient Personalakte im Überblick.
Vollständige Dokumenten-Historie
Speichern Sie Verträge, Zertifikate und Nachweise übersichtlich nach Kategoriestrukturen. So bauen Sie eine lückenlose, chronologische Akte für jeden Mitarbeiter auf.
Nahtloser Datenexport
Übergeben Sie Stammdatenänderungen mit wenigen Klicks an DATEV, sdworx oder externe Lohnbüros. Das vermeidet doppelte Datenpflege und fehleranfällige manuelle Listen.
Fristen-Dashboard
Alle auslaufenden Dokumente, Jubiläen, Geburtstage und Probezeiten haben Sie auf einen Blick auf Ihrem HR-Dashboard verfügbar – proaktiv und sicher.
Volltextsuche
Finden Sie Dokumente und Mitarbeiterinformationen in Sekundenschnelle über die globale Suchfunktion. Durch OCR-Erkennung werden auch gescannte Dokumente durchsuchbar.
Lückenloses Audit-Log
Jede Stammdatenänderung, jeder Download und jeder Zugriff auf Personalakten wird fälschungssicher dokumentiert. Das garantiert höchste Nachvollziehbarkeit bei Audits.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Personalakte.
Wie sicher sind vertrauliche Dokumente in der digitalen Personalakte von capient HR?
Werden Aufbewahrungs- und Löschfristen nach DSGVO automatisch überwacht?
Können Mitarbeiter ihre eigene digitale Personalakte einsehen?
Gestalten Sie Ihre Personalverwaltung rechtssicher und digital
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Live-Demo, wie einfach und strukturiert die digitale Personalakte mit capient HR im Betriebsalltag funktioniert.
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