Sensible HR-Dokumente rechtssicher bereitstellen. Einfach & geschützt.
Gehaltsabrechnungen, Vertragsanpassungen und Zeugnisse per unverschlüsselter E-Mail zu versenden, ist ein teures DSGVO-Risiko. Mit dem capient SDM stellen Sie vertrauliche Unterlagen direkt aus der digitalen Personalakte im geschützten Mitarbeiter-Portal bereit – Ende-zu-Ende-verschlüsselt, nachvollziehbar und mit voller Kontrolle über den Empfangsstatus.
Datenschutz im HR-Alltag einfach gemacht.
Die digitale Bereitstellung von Personaldokumenten verbindet maximale Sicherheit mit schlanken Verwaltungsprozessen. capient SDM sorgt dafür, dass vertrauliche Unterlagen in Sekundenschnelle, geschützt und garantiert DSGVO-konform im jeweiligen Mitarbeiter-Profil ankommen.
Automatische Zuordnung direkt aus der Personalakte
Laden Sie Lohnabrechnungen oder Seriendokumente gesammelt hoch. Das System erkennt die Dokumente, ordnet sie automatisch den jeweiligen Mitarbeiterakten zu und stellt sie im persönlichen Bereich zum Abruf bereit – Sie prüfen kurz und geben per Klick frei.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Dokumente werden verschlüsselt hinterlegt. Der Download ist ausschließlich für den berechtigten Mitarbeiter im eigenen Profil nach Authentifizierung möglich.
Volle Nachweisbarkeit
Das System dokumentiert im Hintergrund, wann ein Dokument bereitgestellt und vom Mitarbeiter abgerufen wurde. Rechtssicherheit bei allen Fristen.
Maximale Sicherheit für HR, hoher Komfort für das Team.
Ein sicheres Dokumenten-Portal entlastet die Administration und bietet Mitarbeitern einen verlässlichen, modernen Service.
Zugriff per Portal & App
Angestellte greifen über den Web-Browser oder die mobile capient App auf ihr persönliches Dokumenten-Archiv zu. Gehaltsabrechnungen sind so auch Jahre später geordnet abrufbar.
ISO 27001-Rechenzentrum
Der Dokumenten-Safe wird in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet. Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt den deutschen Rechtsraum.
Kein Papier, keine Portokosten
Sparen Sie hunderte Euro Druck- und Versandkosten jeden Monat und reduzieren Sie den administrativen Aufwand Ihrer Personalabteilung auf ein Minimum.
Die Funktionen des capient SDM im Überblick.
Massen-Upload & Auto-Splitting
Laden Sie monatliche Entgeltnachweise als eine Gesamtdatei oder per DATEV-Import hoch – das System trennt und ordnet die Seiten automatisch den richtigen Mitarbeitern zu.
Rechte- und Rollenkonzept
Stellen Sie sicher, dass nur befugte HR-Mitarbeiter vertrauliche Dokumente freigeben, einsehen und versenden können. Rechte lassen sich individuell anpassen.
Benachrichtigungs-Service
Mitarbeiter werden automatisch per Push-Nachricht auf dem Smartphone oder per E-Mail informiert, sobald ein neues Dokument im geschützten Portal bereitliegt.
Lückenloses Dokumentenarchiv
Historische Lohnabrechnungen, Bescheinigungen und Verträge bleiben für Mitarbeiter sicher, übersichtlich und strukturiert einsehbar – das spart Rückfragen an HR.
Häufig gestellte Fragen zum Sicheren Dokumentenversand (SDM).
Warum ist der Versand von Lohnabrechnungen per normaler E-Mail datenschutzwidrig?
Wie erhalten Mitarbeiter ihre Dokumente über den capient SDM?
Gibt es einen Nachweis über den Erhalt von Dokumenten?
Gestalten Sie Ihre Dokumentenbereitstellung rechtssicher und digital.
Lernen Sie in einer kurzen Live-Demo kennen, wie einfach Sie Gehaltsabrechnungen und Verträge im persönlichen Mitarbeiter-Bereich bereitstellen.
"Seit wir den SDM nutzen, sparen wir jeden Monat hunderte Euro Porto und Stunden an Kuvertieraufwand. Die Mitarbeiter lieben es, ihre Abrechnungen direkt in der App zu haben."